Convenant bescherming leerling-, deelnemer- en studentgegevens op scholen en instellingen
Partijen
1. De Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, mede namens de Minister van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, hierna te noemen minister;
2. De organisaties voor management en bestuur in het primair onderwijs en het voortgezet onderwijs:
a. Besturenraad Protestants Christelijk Onderwijs (Besturenraad)
b. Landelijk Verband van Gereformeerde Schoolverenigingen (LVGS)
c. Vereniging van schoolbesturen voor katholiek primair onderwijs (Bond KBO
d. Vereniging katholieke bond van besturen voor voorbereidend wetenschappelijk / algemeen voortgezet onderwijs, (individueel) voorbereidend beroepsonderwijs, middelbaar beroepsonderwijs, beroepsbegeleidend onderwijs en basis- en volwasseneneducatie (Vereniging KBVO)
e. Vereniging Verenigde Bijzondere Scholen op algemene grondslag (VBS)
f. Vereniging voor Gereformeerd Schoolonderwijs (VGS)
g. Vereniging voor Openbare en algemeen toegankelijke Scholen (VOS/abb)
3. De landelijke brancheorganisatie van onderwijsinstellingen in het middelbaar beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie (Bve Raad)
4. De brancheorganisatie van het AOC-onderwijs (AOC Raad)
5. De vereniging van hogescholen in Nederland (HBO-Raad)
6. De vereniging van universiteiten (VSNU)
Voor de leesbaarheid van het convenant worden de organisaties onder punt 2 tot en met 6 hierna genoemd ”de organisaties”.
Overwegende dat
? de Wet op het onderwijsnummer (verder te noemen WON) per onderwijssector wordt geïmplementeerd, en voorschrijft dat een persoonsgebonden nummer (zijnde het sofi-nummer of een onderwijsnummer uitgegeven door de Informatie Beheer Groep (IB-Groep) bij het ontbreken van een sofi-nummer) in de leerlingen-, deelnemers- en studentenadministraties wordt geregistreerd;
? een wettelijke regeling met betrekking tot persoonsgegevens, zijnde de Wet bescherming persoonsgegevens (verder te noemen WBP) van kracht is, waarin de belangrijkste regels voor het verzamelen, vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens zijn opgenomen;
? er sprake dient te zijn van het bevorderen dan wel het waarborgen van een zorgvuldige verwerking en gebruik van persoonsgegevens op school en instellingsniveau;
? er extra aandacht is ontstaan voor de waarborg als gevolg van de toevoeging van een persoonsgebonden nummer in de administraties waardoor de mogelijkheid tot het koppelen van gegevens aan andere administraties is toegenomen;
? er behoefte is aan inzicht in de naleving van de WBP waar het gaat om de leerling-, deelnemer- en studentgegevens;
? de minister, naar aanleiding van de door de Eerste Kamer uitgesproken zorg over de waarborgen tijdens de bespreking van de Wet op het onderwijsnummer, toegezegd heeft dat hij zal trachten hierover een convenant te sluiten met de organisaties voor management en Bestuur in de PO en VO onderwijssector, de Bve Raad, de HBO-Raad en de VSNU; en indien dit convenant niet tot stand komt over te gaan tot wetgeving.
Komen als volgt overeen
Artikel 1. Definities
In dit convenant wordt verstaan onder:
Persoonsgebonden nummer:
het sociaal-fiscaalnummer, bedoeld in artikel 2, derde lid, onder j, van de Algemene wet inzake rijksbelastingen , dan wel het door de Informatie Beheer Groep uitgegeven onderwijsnummer, indien is gebleken dat aan de betrokkene niet van overheidswege een sociaal-fiscaal-nummer is verstrekt ( artikel 1, onder c, Wet verzelfstandiging informatiseringsbank );
Persoonsgegeven:
elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ( artikel 1, onder a, WBP );
College bescherming persoonsgegevens (verder te noemen CBP):
onafhankelijk toezichthouder op de verwerking van persoonsgegevens in Nederland, zoals bedoeld in artikel 51 WBP ;
Gedragscode:
gedragscode zoals bedoeld in artikel 25 WBP ;
Functionaris gegevensbescherming (FG):
functionaris zoals bedoeld in artikel 62 van de WBP ;
Onderwijssector:
scholen en instellingen vallend onder een specifieke onderwijswet,
Primair Onderwijs (PO):
de scholen onder de WPO en scholen en instellingen onder de WEC
Voortgezet Onderwijs (VO):
de scholen onder de WVO
Beroepsonderwijs en Educatie (BVE):
de instellingen onder de WEB
Hoger Onderwijs (HO):
de instellingen onder de WHW
Artikel 2. Doelstelling
Gezien het belang van de zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens en de toegenomen aandacht hiervoor, als gevolg van de verplichte opname van een persoonsgebonden nummer in de leerlingen-, deelnemers- en studentenadministraties op de scholen en instellingen vallende onder de WPO , WEC , WVO , WEB en WHW , beogen de minister en de organisaties de scholen en instellingen van extra informatie te voorzien betreffende wat wel en niet is toegestaan met de betreffende gegevens, en hoe in onduidelijke gevallen kan worden gehandeld.
Tevens worden afspraken gemaakt met betrekking tot de wijze waarop meer inzicht kan worden verkregen omtrent de knelpunten die in de praktijk optreden bij het omgaan met de persoonsgegevens, zoals geregistreerd in de leerlingen-, deelnemers- en studentenadministraties, op het moment dat het sofi-nummer verplicht in deze administraties wordt opgenomen en hoe daar mee om te gaan.
Artikel 3. Voorlichting
Partijen dragen zorg voor voorlichting aan scholen en instellingen over de wijzigingen als gevolg van de Wet op het onderwijsnummer.
De minister draagt zorg voor algemene voorlichting aan de betreffende onderwijssectoren via Uitleg en zal ervoor zorgdragen dat via de internetsite www.onderwijsnummer.nl een link wordt gelegd naar de Wet bescherming persoonsgegevens en informatie betreffende de bescherming van persoonsgegevens. Tevens zal in de informatiebijeenkomsten en instructiebijeenkomsten zoals georganiseerd in het implementatietraject van de Wet op het onderwijsnummer hieraan aandacht worden besteed.
De organisaties dragen zorg voor het geven van bekendheid aan de ter beschikking staande instrumenten om te komen tot, dan wel inzichtelijk te maken dat er sprake is van, een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens op een school/ instelling. Het betreft hier onder andere het onder de aandacht brengen van binnen de onderwijssector beschikbare handreikingen WBP , het op te stellen modelreglement, de mogelijkheid tot een binnen de onderwijssector gezamenlijk op te stellen gedragscode en de mogelijkheid tot het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming.
Artikel 4. Modelreglement / gedragscode per onderwijssector
4.a. Modelreglement per onderwijssector
De organisaties dragen zorg voor het opstellen van een modelreglement per onderwijssector, dat per school- of instelling kan worden gebruikt voor de wijze van omgaan met de op de school of instelling aanwezige leerling-, deelnemer- en studentgegevens. Hierbij zullen o.a. de volgende onderwerpen aan de orde komen:
Doelstelling en inhoud van de registratie van de persoonsgegevens-
gerechtvaardigde doeleinden en voorwaarden voor verwerking en het al dan niet melden van de gegevensverwerking bij het CBP (of betreffende FG)-
welke gegevens aanwezig zijn in de betreffende administratie van de school of instelling
Beheer van de persoonsgegevens-
de wijze waarop het beheer van de gegevens wordt vormgegeven-
wie onder welke omstandigheden toegang heeft tot de gegevens-
hoe de beveiliging tegen onrechtmatige verwerking is georganiseerd
Verstrekking van gegevens-
wat er met de geregistreerde gegevens gebeurt-
aan wie, en waarom (selecties van) gegevens worden verstrekt
Rechten van betrokkenen-
hoe het inzage- en correctierecht van de persoonsgegevens is geregeld op de school of instelling, en de informatieverstrekking aan betrokkene-
hoe het medezeggenschapsorgaan wordt geïnformeerd
Waarborgen die zijn genomen ter naleving van wet- en regelgeving en het op basis van het modelreglement zelf vastgestelde reglement betreffende de administratie
Dit modelreglement zal binnen één jaar na ondertekening van het convenant ter beschikking van de scholen en instellingen worden gesteld. Voordat het modelreglement ter beschikking van de scholen en instellingen wordt gesteld wordt het voorgelegd aan het Cbp voor een advies op hoofdlijnen. Dit advies op hoofdlijnen zal worden gegeven gericht op de mogelijke ontwikkeling naar een gedragscode per onderwijssector. Het door de organisaties ontvangen advies wordt ter kennisname aan de minister gestuurd.4.b. Gedragscode per onderwijssector
Als vervolgstap op het modelreglement, zal door de organisaties per onderwijssector de mogelijkheid worden onderzocht om te komen tot een gedragscode per onderwijssector.
de organisaties geven nadrukkelijk bekendheid aan de mogelijkheid tot het aanstellen van functionarissen gegevensbescherming (FG), zoals bedoeld in de artikelen 62 tot en met 64 van de WBP , in de onderwijssector waarin de organisatie werkzaam is.
De minister neemt het initiatief tot het opstarten van een netwerk van in het onderwijsveld aangestelde functionarissen gegevensbescherming, waardoor een platform ontstaat voor onder andere het afstemmen van knelpunten in de uitvoering van de privacy aspecten van de WON.
Artikel 6. Rapportage
In het bestuurlijk (informatie)overleg per onderwijssector dragen partijen zorg voor het ten minste jaarlijks rapporteren over de stand van zaken betreffende de geleverde inspanning zoals afgesproken in dit convenant.
Artikel 7. Evaluatie op de scholen / instellingen
De minister zal binnen twee jaar na implementatie van de WON, doch niet voor januari 2005, in de betreffende onderwijssector, een onderzoek verrichten om inzicht te krijgen in de zorgvuldigheid waarmee scholen en instellingen in de praktijk omgaan met de persoonsgegevens zoals geregistreerd in de leerlingen-, deelnemers- en studentenadministraties, gekoppeld aan het persoonsgebonden nummer. Hierbij wordt aandacht besteed aan de naleving van de betreffende bepalingen in de WBP en de WON en de instrumenten die worden ingezet voor het waarborgen hiervan.
Op basis van de resultaten van genoemde evaluatie zal de minister besluiten over de noodzaak van totstandkoming van nadere regelgeving per onderwijssector.
Artikel 8. Inwerking treden convenant en looptijd
Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening.
Indien de minister op grond van artikel 7 tot de conclusie komt dat nadere regelgeving per onderwijssector alsnog nodig lijkt, legt hij deze conclusie aan partijen voor. Indien dan de conclusie wordt getrokken dat de inspanning niet heeft geleid tot een zodanig zorgvuldige toepassing van de wet dat nadere regelgeving achterwege kan blijven, zijn partijen niet meer aan het convenant gehouden.
Artikel 9. Afdwingbaarheid
Partijen beogen met dit convenant geen in rechte afdwingbare rechten en verplichtingen in het leven te roepen.
Artikel 10. Publicatie
Dit convenant zal bekend worden gemaakt via publicatie in ”Uitleg Gele Katern”.
Aldus overeengekomen:
Ondertekend op 19 november 2003, te Den Haag
De Staat der Nederlanden, te dezen vertegenwoordigd door de
minister
minister
Besturenraad Protestants Christelijk Onderwijs (Besturenraad), te dezen vertegenwoordigd door de
algemeen directeur
Landelijk Verband van Gereformeerde Schoolverenigingen (LVGS), te dezen vertegenwoordigd door de
voorzitter
Vereniging van schoolbesturen voor katholiek primair onderwijs (Bond KBO), te dezen vertegenwoordigd door de
voorzitter
Vereniging katholieke bond van besturen voor voorbereidend wetenschappelijk/algemeen voortgezet onderwijs, (individueel) voorbereidend beroepsonderwijs, middelbaar beroepsonderwijs, beroepsbegeleidend onderwijs en basis-en volwasseneneducatie (Vereniging KBVO), te dezen vertegenwoordigd door de
voorzitter
Vereniging Verenigde Bijzondere scholen op algemene grondslag (VBS),te dezen vertegenwoordigd door de
algemeen directeur
Vereniging voor Gereformeerd Schoolonderwijs (VGS), te dezen vertegenwoordigd door de
directeur
Vereniging voor Openbare en algemeen toegankelijke Scholen (VOS/abb), te dezen vertegenwoordigd door de heer
De landelijke brancheorganisatie van onderwijsinstellingen in het middelbaar beroepsonderwijs en de volwasseneneducatie (Bve Raad), te dezen vertegenwoordigd door de
voorzitter
De brancheorganisatie van het AOC-onderwijs (AOC Raad), te dezen vertegenwoordigd door de
voorzitter
De vereniging van hogescholen in Nederland (HBO-Raad), te dezen vertegenwoordigd door de
voorzitter
De vereniging van universiteiten (VSNU), te dezen vertegenwoordigd door de
voorzitter
Inhoudsopgave
Artikel 1. Definities
+ Artikel 2. Doelstelling
Artikel 3. Voorlichting
Artikel 4. Modelreglement / gedragscode per onderwijssector
Artikel 5. Functionaris gegevensbescherming
+ Artikel 6. Rapportage
Artikel 7. Evaluatie op de scholen / instellingen
Artikel 8. Inwerking treden convenant en looptijd
Artikel 9. Afdwingbaarheid
Artikel 10. Publicatie
Juridisch advies nodig?
Heeft u een juridisch probleem of een zaak die u wilt voorleggen aan een gespecialiseerde jurist of advocaat ?
Neemt u dan gerust contact met ons op en laat uw zaak vrijblijvend beoordelen.

Stel uw vraag
Geschiedenis

Geschiedenis-overzicht