Artikel 3 Circulaire wijzigingen in de Regeling periodieke audit GBA

– De vragenlijst is gewijzigd. Vragen met betrekking tot onderwerpen die niet wezenlijk bijdragen aan de continuïteit, integriteit en exclusiviteit van de GBA zijn niet langer daarin opgenomen.

– U vult zelf de vragenlijst met betrekking tot het procesdeel in. Vervolgens wordt de ingevulde vragenlijst, samen met recente afschriften van bepaalde documenten, aan de auditor aangeboden. Tot zover is dit gelijk aan de twee voorgaande audit cycli. De verdere uitvoering is wel gewijzigd.

– De auditor beperkt zich in deze derde cyclus in eerste instantie tot het controleren van de door u zelfgegeven antwoorden op een aantal (hoofd)vragen en eventuele vervolgvragen. Voorbeelden van (hoofd)vragen zijn de vragen 1.1.1, 2.1.1.1 en 2.1.5.1. Voorbeelden van vervolgvragen zijn de vragen 1.2.1.1, 2.1.5.1.1 en 2.1.5.1.1.1. Een dag voordat de auditor de controle gaat uitvoeren informeert hij bij het Agentschap BPR welke vragen hij moet controleren (de door de minister aangewezen vragen). In ieder geval worden 6 willekeurig geselecteerde (hoofd)vragen gecontroleerd. Indien daar aanleiding toe is, kunnen extra, bewust gekozen, vragen ter nadere controle worden aangewezen.

– De controle bestaat er uit dat, indien bij een (aangewezen) vraag bijvoorbeeld ‘ja’ is geantwoord, de auditor nagaat of het antwoord inderdaad ‘ja’ is. De auditor bepaalt naar eigen inzicht wat het antwoord op de vraag moet zijn.

– Om te bereiken dat de vragenlijst correct wordt ingevuld, is een uitgebreide handreiking opgesteld.

– De beantwoording van de aangewezen vragen kan onjuist blijken te zijn. In dat geval wordt aangenomen dat de beantwoording van de niet gecontroleerde vragen (mogelijk) ook fouten bevat. Indien uit de controle blijkt dat één of meer (hoofd)vragen dan wel twee of meer vervolgvragen onjuist zijn beantwoord, moet de beantwoording van alle vragen worden gecontroleerd. Deze controle wordt ook door de auditinstelling uitgevoerd.

– U dient zelf vast te stellen of voor onderdelen van het procesmatige deel een heraudit nodig is. Dit doet u nadat de aangewezen vragen of, indien van toepassing, de gehele vragenlijst is gecontroleerd. U houdt bij het vaststellen van de noodzaak tot een heraudit rekening met de uitkomsten van de controle.

– De vragenlijst kan digitaal worden ingevuld via de website van het Agentschap BPR (www.bprbzk.nl). In de digitale vragenlijst is ook de handreiking verwerkt. Daarnaast is er een functie waarmee direct inzichtelijk wordt voor welke onderdelen een heraudit noodzakelijk is. Ook is er de mogelijkheid om de behaalde resultaten te vergelijken met die van andere gemeenten (benchmarking).

– De auditinstelling maakt een afzonderlijk verslag van de controle van het procesmatige deel. Bij brief van burgemeester en wethouders dient dit verslag naar het agentschap BPR te worden gestuurd, met daarbij gevoegd een afschrift van de vragenlijst die ter controle aan de auditor is overgelegd. Indien naar aanleiding van de controle de beantwoording is aangepast, dient tevens een juist ingevulde vragenlijst te worden meegestuurd.

– Burgemeester en wethouders delen in hun brief tevens aan het Agentschap BPR mee voor welke onderdelen van het procesdeel een heraudit moet worden uitgevoerd.